Spesen: Definition, Höhe und was alles dazugehört

Spesen, im Kontext von Geschäftsreisen auch als Verpflegungsmehraufwand bekannt, stellen einen wesentlichen Bestandteil der Reisekostenabrechnung dar. Neben der Abdeckung von Verpflegungsmehraufwendungen können Spesen auch weitere Ausgaben wie Fahrtkosten umfassen. Sie dienen der Erstattung von finanziellen Aufwendungen, die im Rahmen geschäftlicher Tätigkeiten entstehen und werden in vielen Unternehmen entsprechend den geltenden steuerlichen Richtlinien abgerechnet.

Ein fundiertes Verständnis von Spesenregelungen ist sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung, um die Kostenabwicklung im Zusammenhang mit Dienstreisen effizient zu verwalten und steuerliche Vorteile optimal zu nutzen.

Definition: Spesen sind Ausgaben auf Dienstreisen Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands Das gehört zu den Spesen

Definition: Spesen sind Ausgaben auf Dienstreisen

Die deutschen Gesetzestexte kennen keine Spesen, zumindest nicht in Form dieses Begriffs. Dort ist vielmehr die Rede von Kosten, die für berufliche Reisen entstehen, und von Auslagen, die auf auswärtigen Geschäftstätigkeiten nötig sind. Spesen können auch als Kosten für die Verpflegung beschrieben werden und gelten in dem Fall als sogenannte Verpflegungsmehraufwände. Grundsätzlich handelt es sich demnach immer um Ausgaben, die ein Arbeitnehmer für eine Auswärtstätigkeit hatte und die er verauslagt hat.

In eine vollständige Spesenrechnung zählen daher die Verpflegungskosten ebenso wie Übernachtungs- und Fahrtkosten. Auch sogenannte Reisenebenkosten zählen hinzu, die beispielsweise für das Telefonieren, für Porto oder in Form von Eintrittsgeldern entstehen können. Arbeitnehmer können eine Spesenrechnung beim Arbeitgeber einreichen oder sie haben die Möglichkeit, die verauslagten Kosten im Rahmen der Steuererklärung wiederzubekommen.

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands

Ursprünglich war geplant, die Verpflegungskostenpauschale zum 1. Januar 2024 nach oben zu korrigieren.

Spesen können auch als Kosten für die Verpflegung beschrieben werden und gelten in dem Fall als sogenannte Verpflegungsmehraufwände. (Foto: AdobeStock – 429789097 magele-picture)

Doch die Bundesregierung konnte sich bei ihren Verhandlungen im Februar nicht darauf einigen, die aktuell seit 2023 geltenden Sätze von 14 Euro für die kleine und 28 Euro für die große Verpflegungspauschale auf 16 bzw. 32 Euro anzuheben.

Demnach gelten nun bis auf Widerruf diese Pauschalen. Die kleine Spesenpauschale wird für Abwesenheitszeiten zwischen acht und 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag gewährt.

Die große Pauschale hingegen gilt für alle Dienstreisen, die mit mindestens 24 Stunden Dauer der Abwesenheit von zu Hause einhergehen. Für das Ausland gelten andere Pauschalen, wobei das jeweilige Land maßgeblich für die Höhe des Verpflegungsmehraufwands ist.

Video: Verpflegungsmehraufwand verdoppeln (Nettolohnoptimierung)

Das gehört zu den Spesen

Werden Spesen nicht nur auf den Verpflegungsmehraufwand beschränkt, umfassen sie verschiedene weitere Kosten, die bei einer Dienstreise entstehen können:

Übernachtungskosten:

Abgerechnet werden können diese Auslagen per Originalbeleg, sodass der genaue Zahlbetrag erstattet wird. Auch eine Übernachtungspauschale ist möglich, diese beträgt jedoch nur 20 Euro. Dies ist für eine Übernachtung im Hotel deutlich zu wenig. Umgekehrt wird weder der Arbeitgeber noch das Finanzamt eine Übernachtung im 5-Sterne-Hotel bezahlen, weil derartige Ausgaben als unangemessen gelten.
Fahrtkosten:

Die exakten Fahrtkosten können durch den Arbeitgeber erstattet werden, allerdings gilt auch hier die Maßgabe der Angemessenheit. Ein Oberklassewagen muss nicht als Mietwagen gewählt werden, ebenso ist ein Flug in der Economy Class ausreichend. Bei Nutzung des privaten Pkw werden Fahrtkostenpauschalen angesetzt. Sie liegen derzeit bei 30 Cent pro gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückweg) und bei 20 Cent/Kilometer bei Nutzung eines Motorrads.
Reisenebenkosten:

Alle weiteren auf der Dienstreise entstehenden Kosten können als Reisenebenkosten deklariert werden. Sie müssen über Belege nachgewiesen werden, notfalls sind Eigenbelege auszustellen. Deren Anerkennung obliegt dem Arbeitgeber oder dem Finanzamt, daher ist eine Unterschrift der Person, die die Zahlung erhalten hat, sinnvoll. Außerdem sind auf den Eigenbelegen Ort und Datum der Leistung zu vermerken.